item.Title

Het wettelijk stappenplan bij verzuim

De Wet Verbetering Poortwachter bepaalt wat je moet doen als je werknemer ziek wordt. Hieronder vind je alle stappen: vanaf de ziekmelding in de eerste week tot en met het aanvragen van een WIA-uitkering, inclusief de benodigde documenten. 

Deze video van Arboportaal helpt je alvast op weg met de stappen van de Wet Verbetering Poortwachter:

Leidinggevende Frank: “In het midden- en kleinbedrijf is de werkgever vaak de ondernemer die zelf meewerkt. Ik ben ongemerkt gegroeid en heb er personeel bijgekregen, maar ik heb daar geen opleiding voor gehad. Ik doe het op mijn manier en dat gaat tot nu toe goed, maar eigenlijk zou ik er beter bovenop moeten zitten. Het is zo belangrijk om al die verplichtingen op orde te hebben.”

Tip: Download of print het stappenplan zodat je het altijd bij de hand hebt.  

Week 1 t/m 6: De ziekmelding & probleemanalyse

Zodra je werknemer zich ziek meldt, start je verantwoordelijkheid voor de verzuimbegeleiding. 

  1. Je meldt je werknemer officieel ziek bij de bedrijfsarts of arbodienst 
  2. Zij nemen contact op met je werknemer.  
  3. Als je werknemer bijna 6 weken ziek is, stelt de bedrijfsarts of arbodienst in een gesprek vast wat de werknemer nog wel kan en wat niet meer. Dit heet de probleemanalyse. 

Let op: als vanaf het begin duidelijk is dat de werknemer niet meer terugkomt, is het aanvragen van een Ziektewet-uitkering nu al mogelijk. Bekijk hiervoor de website van het UWV. 

Week 6: Re-integratieverslag

Na zes weken is het tijd voor het aanmaken van een re-integratieverslag. Hierin noteer je alle afspraken die je met de werknemer maakt. Gebruik de formulieren van het UWV en geef je werknemer een kopie van elk onderdeel. 

Het re-integratieverslag bestaat uit een algemeen en een medisch deel. De bedrijfsarts of arbodienst vult het medische deel in. Eventuele adviezen sla je als werkgever op in het dossier. Ook adviezen van andere deskundigen in het traject, bijvoorbeeld outplacement- of re-integratiebedrijven, sla je hier op. 

Na twee jaar bestaat het re-integratiedossier uit: 

    • de probleemanalyse (en eventuele bijstellingen); 
    • een plan van aanpak; 
    • de eerstejaarsevaluatie; 
    • het meest recente oordeel van de bedrijfsarts; 
    • de eindevaluatie. 

Aan de hand van het re-integratieverslag beoordeelt het UWV straks of je je voldoende hebt ingespannen voor de re-integratie van je werknemer. Zorg dus dat je regelmatig, maar minstens 1 keer in de 6 weken, de voortgang bespreekt en noteert.

Week 8: Plan van aanpak

Uiterlijk in de 8e week dat je werknemer ziek is, maak je samen het plan van aanpak. Hierin staat: 

  • wanneer de werknemer weer (gedeeltelijk) aan het werk gaat; 
  • hoe de werknemer weer aan het werk gaat; 
  • wat hiervoor nodig is en; 
  • hoe jullie contact houden met elkaar. 

Je maakt het plan op basis van het advies van de bedrijfsarts en gebruikt dit formulier van het UWV. Iedere 6 weken bespreken jullie hoe het gaat en of het nodig is om het plan van aanpak aan te passen. 

Je vindt hier een voorbeeld van een ingevuld plan van aanpak. 

Week 42: de 42e-weeksmelding

Als je werknemer ruim driekwart jaar ziek is, doe je aangifte van langdurige ziekte: de 42e-weeksmelding. Dit doe je uiterlijk de eerste werkdag na de 42e ziekteweek. 

Week 52: (Eerstejaars)evaluatie

Als je werknemer 1 jaar (52 weken) ziek is, stel je rond deze datum samen de (eerstejaars)evaluatie op in het daarvoor bestemde evaluatieformulier.

Jullie bespreken hoe het in het afgelopen jaar is gegaan en leggen vast hoe de re-integratie verloopt. Ook spreek je af wat je het komende jaar gaat doen.

Week 88: WIA-aanvraag

Je werknemer krijgt thuis een brief over het aanvragen van de WIA-uitkering. Dit is een arbeidsongeschiktheidsuitkering. In deze brief staat ook de uiterlijke aanvraagdatum: de 93e ziekteweek. Als werkgever krijg je een kopie van deze brief. 

Week 91: Eindevaluatie

In week 91 vertel je in de eindevaluatie wat de stand van zaken is van de re-integratie. Je vult dit formulier ook in op het moment dat je werknemer uit dienst gaat. Geef het re-integratieverslag aan je werknemer.

Week 93: WIA-documenten (re-integratieverslag) aanleveren

Kan je werknemer na twee jaar nog niet volledig werken? Dan kan hij of zij een WIA-uitkering aanvragen. WIA staat voor: Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen. Als werkgever mag je overgaan tot ontslag. Je werknemer heeft dan recht op een transitievergoeding. 

Je werknemer is zelf verantwoordelijk voor het aanleveren van alle WIA-documenten. Dit zijn de re-integratiedocumenten en de medische informatie van de bedrijfsarts. Samen vormt dit het re-integratieverslag. Op verzoek van je werknemer kun je als werkgever ook documenten online naar het UWV opsturen via uwv.nl/RIVuploaden. Doe dit uiterlijk 1 dag nadat je werknemer de WIA-uitkering heeft aangevraagd.  

    • Let op: medische documenten mag het UWV alleen via de werknemer zelf ontvangen, niet van jou. 
Plannen

Maak je eigen stappenplan

Het UWV heeft het stappenplan hierboven interactief gemaakt. Klik hier op ‘Stappenplan’ en vul de datum van de ziekmelding van je werknemer in. De tool vult dan automatisch in op welke kalenderdagen de vervolgstappen vereist zijn.

Maak een verzuimprotocol op maat 

Overweeg een vast verzuimprotocol voor je onderneming, zodat de verwachtingen en verplichtingen op elk moment voor beide partijen duidelijk zijn. In een verzuimprotocol zet je wie welke stappen zet na ziekmelding.

Vraag aan je bedrijfsarts of verzuimverzekeraar of zij een voorbeeldprotocol hebben en pas het aan waar nodig voor jouw organisatie.

UWV Foto
Pand 5 Groot

Er zijn altijd uitzonderingen 

Het stappenplan op deze pagina’s geldt in bijna alle verzuimgevallen. Maar er zijn natuurlijk ook altijd uitzonderingen, bijvoorbeeld als je werknemer meerdere werkgevers heeft.

Logo Amsterdam Umc Zonmw Logo Footer Img 3 (2)